特定技能の支援記録は何年保存？

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特定技能の支援記録は何年保存？記録様式と定期報告の基本

── 自社支援を行う企業が整備すべき記録と保存の実務ポイント

はじめに

特定技能制度では、外国人材に対する支援内容を記録し、保存・報告することが義務付けられています。
とくに自社で支援を行う場合、記録の整備状況が制度運用の信頼性に直結します。
2025年4月の制度改正により、定期報告の頻度が年1回に変更されましたが、支援記録の保存義務は引き続き重要です。

支援記録の保存義務と期間

法務省告示により、支援実施に関する記録は支援終了日から1年間保存することが義務付けられています。
ただし、制度改正や監査対応を見据え、2〜3年程度の保存を推奨するケースもあります。
複数名の外国人材を受け入れている企業では、保存期間を統一し、支援記録の管理台帳を整備しておくと安心です。

記録すべき支援内容の例

以下のような支援項目ごとに、実施状況を明記する必要があります：

事前ガイダンスの実施記録（日時・内容・使用言語）
生活オリエンテーションの実施記録（居住・交通・医療・金融など）
相談対応の履歴（日時・内容・対応者・言語）
日本語学習支援の実施状況（教材・頻度・担当者）
定期的な面談記録（3か月に1回以上）
転職支援や帰国支援の実施記録（該当時のみ）

とくに相談対応や面談記録は、支援の質や継続性を示す重要な資料となるため、記録の粒度を一定に保つことが望ましいです。

記録様式と保存方法

記録様式は法令で定められていませんが、以下のような形式が一般的です：

ExcelやWordでの様式化（項目を統一し、記入漏れを防止）
PDF化してクラウド保存（改ざん防止・共有性の確保）
面談記録は紙＋電子の併用も可（現場での記入→後日電子化）
言語対応の有無・翻訳者の記録も明記（第三者が見ても理解できるように）

保存形式は電磁的記録（電子ファイル）でも可ですが、行政からの照会に備えて、出力可能な形式で保存しておくことが推奨されます。

定期報告との関係

2025年4月の制度改正により、従来の四半期報告は廃止され、定期報告は年1回に統一されました。
報告対象は以下の通りです：

支援実施状況
雇用状況
報酬支払状況

提出期限は翌年5月末までが原則です。
支援記録はこの定期報告の根拠資料として使用されるため、記録の整備と様式の統一が不可欠です。
また、退職・契約変更・支援困難などの「随時届出」は従来通り14日以内の提出が求められます。

まとめ

特定技能制度における支援記録は、単なる保存義務ではなく、制度運用の信頼性を支える基盤です。
保存期間・記録様式・定期報告との関係を理解し、社内で統一された記録体制を整えることが、制度活用の第一歩となります。
制度文言に沿った記録を残すことで、行政対応だけでなく、社内の支援品質向上にもつながります。